Sabes como planifican as quendas dos traballadores as empresas máis punteiras?

A programación de quendas é parte integrante de moitos sectores, dende a sanidade ata o comercio minorista, pasando pola fabricación. Un programa de quendas ben deseñado non só mantén o bo funcionamento da empresa, senón que tamén contribúe á satisfacción e motivación dos empregados. Pero a pesar do seu papel crucial, a creación de programas de quendas pode ser unha tarefa que leve moito tempo e sexa propensa a erros, especialmente cando se fai manualmente. Este artigo presenta como crear un bo programa de quendas.

QUE É UN PLAN DE QUENDAS?

O primeiro é coñecer que é un plan de quendas. Un programa de quendas é unha ferramenta organizativa usada para estruturar as horas de traballo dos empregados en empresas ou organizacións que funcionan as 24 horas do día ou máis alá da xornada laboral tradicional de 8 horas. Entre as súas vantaxes está garantir que sempre haxa persoal suficiente para manter as operacións en marcha, ao tempo que equilibra a carga de traballo entre o persoal. Existen diferentes tipos de programas de quendas, en función das necesidades e obxectivos específicos dunha empresa:

- Quendas fixas: Os empregados traballan sempre á mesma hora do día, por exemplo, sempre pola mañá ou sempre pola noite.

- Capas xiratorias: Hai moitas maneiras diferentes de crear cadrantes de quendas rotativas. Neste caso, os traballadores rotan regularmente entre diferentes turnos, por exemplo duns días cedo a outros tarde e logo algúns días en turno de noite, con días libres entre medias. A repetición destes patróns pode ser semanal ou mensual.

- Capas divididas: Parte do persoal pode traballar en dous bloques separados o mesmo día, por exemplo, pola mañá e logo outra vez pola tarde.

- Quendas flexibles: Con este plantexamento, os empregados poden elixir o seu propio horario de traballo dentro de certos límites, o que a miúdo mellora o equilibrio entre a vida laboral e familiar.

Elixir o programa de quendas adecuado depende de moitos factores, como o tipo de empresa, o número de empregados e as necesidades operativas. Sen embargo, un programa de quendas ben deseñado pode contribuír significativamente a aumentar a produtividade e a satisfacción dos empregados.

ONDE SE USAN OS PLANS DE QUENDAS?

Os programas de quendas úsanse nunha ampla gama de industrias e sectores. Algúns exemplos clásicos son: hospitais onde se precisa persoal médico todo o día; hostalaría, para dispoñer sempre de persoal de cociña e servizo, empresas de produción que manteñen as súas máquinas en funcionamento todo o tempo ou servizos de seguridade que vixían as 24 horas.

A planificación por quendas sempre é adecuada cando todas as tarefas precisas non poden cubrirse co tempo máximo de traballo permitido aos empregados e, por tanto, o plantel debe repartirse entre varias persoas que se reparten o traballo diario. Como resultado, ademais dos exemplos mencionados con anterioridade, moitos sectores e empresas poden facer emprego deste tipo de planificación de quendas.

CREAR UN PLAN DE QUENDAS, COMO FUNCIONARÍA?

Para crear un plan de quendas, hai que ter en conta varios factores e equilibralos entre si. Por unha banda, o número de empregados: importante determinar a cantidade de empregados necesarios para cubrir as demandas de traballo, e asegurarse de ter suficiente persoal para evitar sobrecargar aos traballadores. Por outra, as horas de traballo realizadas: rexistrar as horas traballadas por cada empregado, e cumprir cos acordos laborais e regulacións sobre horas extras.

Así mesmo, hai que ter en conta as regulacións legais sobre tempos máximos de traballo e descanso mínimo: coñecer e cumplir coas leis que establecen os límites de tempo de traballo por quenda e semana, e asegurarse de que os empregados teñan tempo adecuado de descanso entre quendas e días de traballo. Tamén importan as calificacións dos empregados: asignar traballadores a roles adecuados segundo as súas calificacións e habilidades, e asegurarse de que cada empregado pode realizar eficazmente as tarefas requiridas.

RETOS DA PLANIFICACIÓN MANUAL DE QUENDAS

A creación manual de programas de quendas pode ser unha tarefa complexa e esixente. Aínda ás veces é viable en equipos máis pequenos ou en empresas con horarios de traballo menos variables, os métodos manuais soen chegar aos seus límites cando se trata dun plantel máis numeroso ou de requisitos máis complexos. Aquí algúns dos retos máis comúns:

- Intensidade de tempo: A planificación manual de quendas pode levar moito tempo. Os planificadores non soamente teñen que considerar a dispoñibilidade de cada empregado, senón tamén vixiar os descansos, as horas extraordinarias e os requisitos legais. Calquera cambio ou axuste adoita requirir unha revisión de todo o horario.

- Susceptibilidade aos erros: Sen sistemas automatizados de verificación, a probabilidade de que se produzan erros, como dobres quendas, overbooking ou incumprimento das pausas regramentarias, é significativamente maior.

- Falta de flexibilidade: Os horarios das quendas manuais adoitan ser ríxidos e difíciles de adaptar aos cambios con pouca antelación, xa sexa por enfermidade, escaseza inesperada ou outros imprevistos.

- Consideración das necesidades individuais: Coa programación manual, pode resultar difícil ter en conta os desexos e necesidades individuais de todos os empregados, dende as solicitudes de vacacións e os horarios de traballo preferidos ata as cualificacións e competencias.

- Comunicación: Sen un sistema ou plataforma central, comunicar os horarios dos turnos aos empregados pode resultar ineficaz e propenso a erros. Isto pode dar lugar a malos entendidos e frustración.

- Planificación a longo prazo: A creación de programas de turnos para períodos máis longos, por exemplo con varios meses de antelación, pode converterse nun gran reto cando se planifican manualmente.

En xeral, a planificación manual de quendas pode provocar un aumento dos conflitos, unha redución da produtividade e un incremento dos custes. Polo tanto, ten sentido considerar enfoques alternativos que poidan abordar eficazmente estes retos.

VANTAXES DAS SOLUCIÓNS INFORMÁTICAS PARA A PLANIFICACIÓN DE QUENDAS

A tecnoloxía avanzou moito nos últimos anos, e este desenvolvemento non deixou intacto o campo da planificación de quendas. As solucións informáticas de planificación de quendas ofertan unha serie de vantaxes sobre os métodos manuais tradicionais:

- Aforro de tempo: As solucións informáticas modernas están deseñadas para acelerar o proceso de planificación. As funcións automatizadas, como a asignación de turnos en función da dispoñibilidade ou as competencias, poden crear planificacións nunha fracción de tempo que se tardaría manualmente.

- Redución de erros: Os algoritmos e sistemas automatizados comproban a programación de quendas para detectar incoherencias, solapamentos ou infraccións das normas. Así minimízanse os erros humanos e garantízase que o programa cumpra os requisitos e as especificacións.

- Análise integrada de requisitos: O software pode almacenar as necesidades e cualificacións individuais dos empregados e incorporalas automaticamente ao proceso de planificación. Isto facilita a creación de plans que satisfagan tanto as necesidades da empresa como os desexos dos empregados.

- Fácil adaptación e actualización: En caso de imprevistos, como baixas por enfermidade ou necesidades de turnos adicionais, o software permite adoptar todo o plan de turnos de forma rápida e eficaz.

- Comunicación centralizada: Moitas solucións de software ofertan plataformas de comunicación integradas a través das cales os empregados poden ver o seu horario habitual, solicitar cambios de quenda ou comunicarse coa dirección.

- Informes e análises: Os sistemas de software poden recopilar e analizar datos sobre patróns de quendas, dispoñibilidade dos empregados, horas extraordinarias e outros factores relevantes. Isto permite aos xestores identificar tendencias, aumentar a eficiencia e tomar mellores decisións sobre futuros programas de quendas.

- Integración con outros sistemas: Moitos programas de programación de quendas poden integrarse perfectamente cos sistemas de recursos humanos existentes, os sistemas de nóminas e outros programas de xestión empresarial, optimizando as operacións xerais.

En xeral, as solucións de software de programación de quendas ofertan unha forma eficaz, precisa e flexible de simplificar e axilizar o proceso, a miúdo complexo, de programación de quendas. Son unha ferramenta indispensable para as empresas que buscan unha forma máis eficaz e eficiente de manter as súas operacións funcionando sen problemas e de forma produtiva.

CONCLUSIÓN

A creación de programas de quendas é un proceso esencial en moitas industrias para garantir que as operacións se desenvolvan sempre sen problemas e que a carga de traballo se distribúa uniformemente entre os empregados. Mentres que a planificación manual de quendas a miúdo presenta moitos retos, as solucións de software modernas ofertan unha solución eficaz, precisa e flexible que axiliza o proceso de planificación e aumenta tanto a produtividade como a satisfacción dos empregados. Para as empresas que buscan un método eficaz de planificación de quendas, a implantación deste tipo  de software é, polo tanto, un paso decisivo cara a eficiencia e a satisfacción dos seus empregados.